Pendahuluan
Aparatur pemerintah daerah (sebagai birokrasi) dengan sendirinya mempunyai peran yang sangat penting, baik sebagai pelaksana pemerintah dan sekaligus menjadi public server. Otonomi daerah mengandung konsekuensi yaitu harus meningkatkan fungsi dan peranan para birokrasi di daerah, baik dalam kapasitas sebagai administrator pemerintah daerah, pelayanan masyarakat, dan juga sebagai agen perubahan.
Keadaan tersebut memang sulit untuk segera diwujudkan dalam jangka pendek, karena keadaan itu tertanam sudah lama dan bahkan mengakar. Namun dalam iklim reformasi dan otonomi daerah, upaya di atas perlu dilaksanakan, bahkan perlu ada terobosan-terobosan untuk mempercepat. Dengan demikian menjadi semakin jelas bahwa upaya pemberdayaan birokrasi di daerah tidak dapat ditawar lagi dan harus menjadi prioritas utama sebelum pemerintah daerah memikirkan/mengupayakan peningkatan produktivitas sumber daya lainnya.
Berkaitan dengan pelayanan, sebenarnya sudah menjadi hak dasar bagi masyarakat baik secara individual maupun kelompok sebagai warga bangsa sehingga mendapat pelayanan dalam konteks yang wajar adalah hak yang perlu dipenuhi oleh pemerintah. Sementara aparat birokrasi sebagai personel-personel public service mempunyai kewajiban memberikan pelayanan publik secara maksimal baik dalam bentuk lisan, tulisan, maupun tindakan. Pada lingkungan birokrasi di daerah yang juga sebagai administrator juga mempunyai karakteristik sebagai pelaksana kebijakan yang telah digariskan oleh superior politiknya, sementara masyarakat juga mengharapkan para aparat pemerintahnya memberikan pelayanan sebaik-baiknya. Untuk itu para birokrat di daerah juga perlu memiliki semangat kepublikan (the spirit of publicness) dan semangat responsibilitas administratif (Irfan Islami, 2000:11-12).
Dengan demikian birokrasi pemerintahan daerah merupakan instrumen pemerintah yang mempunyai tanggung jawab pokok dalam pelayanan publik, yakni memuaskan kepentingan publik atas dasar prinsip efektifitas dan efisiensi dan dengan tetap mempertimbangkan nilai-nilai kemanusiaan tanpa memandang pada strata/derajat seseorang/masyarakat.
Mengenai kualitas pelayanan, menurut Sedarmayanti (2000:25) dikatakan bahwa pelaksanaan dan pemberian pelayanan sebenarnya dapat diukur. Oleh karena itu standartnya harus ditetapkan baik waktu yang diperlukan maupun hasilnya. Dengan adanya standart ukuran, maka pihak manajemen dapat merencanakan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi aktivitas pelayanan. Selain itu kelancaran pelayanan juga ditentukan oleh kesadaran aparat yang disertai dengan prosedur dan metode kerja yang memadai, pengorganisasian tugas pelayanan yang tuntas, pendapatan yang cukup setidaknya untuk kebutuhan hidup minimal, kemampuan dan ketrampilan kerja, dan sarana kerja yang memadai.
Gambaran pelayanan masyarakat ke depan memang semakin berat, antara lain terindikasikan dengan munculnya slogan-slogan pelayanan customer is the king, customer is always right, time is money, dan lain-lain. Terlepas dari masalah tingginya idealisme pelayanan itu, namun perlu diupayakan untuk peningkatan kualitas pelayanan itu dan bahkan harus menjadi semacam doktrin bagi setiap aparat birokrasi di daerah. Sementara harapan masyarakat atas pelayanan oleh birokrasi itu sebenarnya juga tidak berlebihan, antara lain :Mudah dalam pengurusan bagi yang berkepentingan, Mendapat pelayanan yang wajar, Mendapat perlakuan tanpa pilih kasih dan Mendapat perlakuan sejajar dan terus terang.
Di sisi lain, pelayanan yang baik kepada masyarakat itu juga bukan menguntungkan kepentingan masyarakat saja dengan mengorbankan birokrasi tetapi juga menguntungkan pemerintah dan birokrasinya, dengan indikasi sebagai berikut (Sudermayanti , 2000:202): Masyarakat bangga dan menghargai pada korp pegawai, Masyarakat akan cenderung patuh pada aturan pelayanan yang telah ditetapkan dan dilakukan secara konsekuen dan konsisten, Menggerakkan usaha dalam pembangunan masyarakat, Memberikan kontribusi terhadap peningkatan dan pengembangan berbagai aspek kehidupan dalam masyarakat.
Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan tentang teknologi informasi semakin maju pesat serta didukung oleh informasi yang cepat, tepat dan akurat dibutuhkan demi kemajuan pemerintah maupun swasta.
Salah satu kebutuhan pelayanan yang dilaksanakan pemerintah adalah pelayanan terhadap Pegawai Negeri Sipil telah dimulai sejak dilaksanakannya pendaftaran ulang Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya diikuti dengan langkah-langkah strategis seperti kenaikan pangkat secara langsung, penetapan pensiun otomatis, pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di Badan Kepegawaian Nasional (BKN).
Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di bidang kepegawaian dalam sebuah organisasi.
Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak komputer. Langkah-langkah yang telah diambil Badan Kepegawaian Nasional (BKN) yang merupakan terobosan bagi peningkatan pelayanan bagi Pegawai Negeri Sipil.
Informasi sebelum diterapkannya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di Badan Kepegawaian Nasional (BKN), seringkali tidak efektif karena Pegawai Negeri Sipil yang berkepentingan untuk mendapatkan informasi di BKN harus datang secara langsung walaupun kepentingannya hanya sepele saja. Tetapi dengan diterapkannya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di BKN diharapkan dapat memberikan informasi berkaitan dengan Pegawai Negeri Sipil secara online melalui internet, sehingga mereka yang sekedar memerlukan informasi dapat langsung mengaksesnya tanpa perlu datang ke kantor BKN.
Selain itu, masalah yang sering muncul sebelum diterapkannya sistem informasi manajemen di BKN antara lain:Sistem informasi kepegawaian yang ada tidak berfungsi karena masih berbasis mainframe dan teknologinya tidak mendukung kemajuan teknologi; Data PNS tidak up-to date, pemutakhiran data PNS tidak terlaksana sebagaimana mestinya; Data hukuman disiplin PNS tidak tercatat dengan baik; sehingga PNS yang sedang menjalani hukuman disiplin tetap naik pangkat atau promosi; Satu NIP dipakai lebih dari satu orang, dan ada yang menggunakan NIP PNS yang sudah pensiun, Pemberian NIP, nota pertimbangan untuk kenaikan pangkat, pensiun dan lainnya masih manual, sehingga sering ditemukan NIP salah, nota pertimbangan dikeluarkan lebih dari satu kali; Dua digit pertama NIP sudah melebihi jumlah instansi atau Pemerintah Daerah; Pengelolaan tata naskah PNS tidak teradministrasi dengan baik, sehingga banyak tata naskah yang hilang, atau dokumen otentik PNS dalam tata naskah hilang; Sarana dan prasarana tidak memadai, sampul tata naskah kurang, lemari penyimpanan kurang, komputer tidak memadai.
Sistem Informatika Manajemen (SIM)
Di dalam bagian ini perlu dikemukakan gambaran tentang Sistem Informatika Manajemen (SIM) yang merupakan fokus dari sumber daya manusia di bidang informatika, dalam sistem informasi manajemen dapat diidentifikasikan hal-hal sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen Mengandung unsur : Brainware (personal Sistem Informasi Manajemen); Software (Piranti lunak); Hardware (Piranti keras).
Personil Sistem Informasi Manajemen secara umum dapat dikelompokkan dalam : Operator yang memiliki profesi dalam mengoperasikan komputer melalui instansi media komputer, dan pemasukan data serta menjalankan program, juga penyajian-penyajian informasi; Programer Komputer yang memiliki profesi dalam merumuskan dan menyusun program sistem dan program aplikasi yang akan di terapkan dalam suatu Sistem Informasi Manajemen; Analis System yang memiliki profesi dalam merencanakan dan penerapan sistem komputer yang dapat mengantisipasi kebutuhan pimpinan dan organisasi serta mencari cara model pemecahan masalah serta pengambilan keputusan yang efisien dan efektif; Supervisor yang memiliki profesi dalam hal supervisi sesuai dengan tingkatannya seperti supervisor Electronic data Processing, supervisor system analis, supervisor programmer dan operator; Piranti Lunak, yaitu perangkat yang berupa program tertulis yang mengatur prosedur kerja pengolahan data seperti bahasa komputer yang berupa paket yang sudah jadi, atau yang didesain oleh programmer; Piranti keras, yaitu sarana dan prasarana keras yang digunakan untuk pengolahan data yang dapat dikelompokkan dalam : Media masukan; Media pengolahan utama; Media keluaran; Media penghubung.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen Dalam Suatu Organisasi
Suatu organisasi skala besar atau kecil dapat terus berkembang, apabila organisasi tersebut memiliki dinamika yang selaras dengan tuntutan lingkungan (masyarakat), untuk itu perlu beradaptasi atau menyelaraskan serta menghasilkan jasa/barang yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Dalam pemenuhan kebutuhan tersebut, organisasi perlu terus mencari informasi yang dapat mencakup seluruh kebutuhan masyarakat. Disinilah dapat menilai semakin mahal dan berharganya informasi bagi pengembangan kegiatan organisasi untuk menyesuaikan dengan tuntutsan situasi ruang dan waktu termasuk kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Keserasian dan kesesuaian dinamika organisasi ini dapat terwujud bila organisasi tersebut menata suatu Sistem Informasi Manajemen secara profesional.
Suatu sistem informasi manajemen yang profesional adalah Sistem Informasi Manajemen yang mampu menyajikan informasi secara tepat, cepat dan akurat, hal ini dapat terwujud apabila Sisitem Informasi Manajemen tersebut ditunjang oleh piranti dan sumber daya manusia yang profesional serta bermotivasi.
Profesionalisme Sumber Daya Manusia Dalam Sistem Informasi
Konsisten dengan paparan dimuka, bahwa sumber daya manusia memiliki peranan yang sangat penting atau strategis dalam suatu Sistem Informasi Manajemen. Begitupula pengembangan teknologi informatika di Indonesia sebgai dampak interaksi global yang tidak dapat dibendung oleh nilai-nilai materil yang kita miliki, sehingga menuntut adanya alih teknologi secara berdaya guna dan berhasil guna.
Begitu pula tuntutan organisasi (perusahaan) terhadap pemenuhan profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika terus mendesak sebagai konsekuensi dari adaptabilitas dan rentabilitas serta pada lingkungan sekitarnya. Hal ini merupakan suatu fakta yang dapat dijadikan indikator untuk merealisasikan tuntutan pengembangan profesionalisme sumber daya manusia dalam Sistem Informasi Manajemen.
Kita tidak dapat mengingkari adanya adanya fakta tentang organisasi (perusahaan) yang memanfaatkan program jadi yang beredar di pasaran, memang hal tersebut bila dipandang dari sudut perhitungan ekonomis terkesan relatif lebih tinggi dibanding merncang dan menyusun program sendiri, begitu pula dari segi aplikasinya program jadi memiliki fleksibilitas yang lebih rendah.
Bertolak dari permasalahan di atas, dalam pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia berkualitas dalam organisasi (perusahaan) dituntut adanya tenaga-tenaga profesional yang mampu berperan dalam Sistem Informasi Manajemen; terutama programmer komputer dan analis.
Secara sistematik pengembangan profesi tersebut dapat dikelompokkan dalam suprastruktur dan infrastruktur, sebagai berikut :
Dalam suprastruktur terutama dituntut peran serta instansi terkait dalam kegiatan pembinaan dan pengarahan pihak Birokrasi. Dalam hal ini sub Dinas Pendidikan Sekolah dan Bidang Pendidikan Masyarakat beserta perangkatnya di Pemda dituntut berperan aktif dalam pembinaan dan pengarahan serta pengendalian guna mengembangkan lembaga pendidikan komputer yang kini tumbuh menjamur sebagai jawaban atas kebutuhan pasar kerja.
Pihak Mediator/lembaga pendidikan terutama dituntut mengembangkan seluruh fungsi lembaga, khususnya dalam :
Analisis kebutuhan dan penetapan program pendidikan.
Pengembangan kemampuan pengelola, pengajar dan peserta didik.
Pengembangan teknik dan metoda pendidikan.
Pengembangan sarana dan prasarana.
Komunikasi dan pembinaan terhadap alumni.
Bagi pengembangan profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika, secara sadar dirasakan bahwa profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika merupakan nilai-nilai strategis dari sumber daya programmer komputer dan sistem analis masih banyak kendala yang menuntut upaya-upaya pembaharuan yang progresif bahkan radikal yang harus dilakukan oleh berbagai fungsi yang terkait agar prinsip-prinsip dasar ke arah penciptaan profesionalisme secepat mungkin dapat disepakati dan ditingkatkan.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
BKN Adalah Lembaga Pemerintah Pusat yang dibentuk untuk melaksanankan tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BKN menyelengarakan fungsi sebagai berikut :
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kepegawaian dan Penyelengaraaan koordinasi identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil.
Penyelengaraan administrasi kepegawaian pejabat negara dan mantan pejabat negara.
Penyelegaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi antar propinsi dan Penyelengaraan koordinasi penyusunan norma standar dan prosedur.
Penyelengaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian kepada instansi pemerintah dan Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN.
Pelancaran kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi kepegawaian.
Penyelengaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian keuangan kearsipan persandian perlengkapan dan rumah tangga.
Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya dan Perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro.
Penetapan sistem informasi di bidangnya.
Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi dan Perumusan serta pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kepegawaian.
Penyusunan norma standar dan prosedur kepegawaian negara dan pengendaliannya serta Penyusunan program kepegawaian secara nasional sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan pemerintah.
Penyelengaraan administrasi mutasi kepegawaian antar propinsi serta perumusan standar dan prosedur mengenai perencanaan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan kesejahteraan, hak dan kewajiban serta kedudukan hukum PNS.
Penyelengaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan perencanaan kebijakan dan pemantauan pemanfaatan pendidikan dan pelatihan struktural.
Pengawasan dan pengendalian norma standar dan prosedur kepegawaian
Sasaran dari sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Mewujudkan kebijakan pengembangan kepegawaian berbasiskan kompetensi
Mewujudkan PNS yang profesional dan tidak diskriminatif dalam pelayanan
Mewujudkan PNS yang disiplin, netral dan menjunjung etika dan moral kepegawaian
Mewujudkan PNS yang sejahtera dan mampu menjadi perekat bangsa
Mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal
Menjalin dan mengembangkan kerjasama regional dan internasional dalam bidang kepegawaian.
Visi dan misi sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Visi: menjadikan sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai unggulan dari layanan BKN di bidang kepegawaian
Misi: mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian.
Tujuan sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Membangun dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian negara, yang mendukung sistem manajemen PNS yang rasional dan pengembangan sumber daya manusia di bidang aparatur negara.
Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir di setiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian.
Mewujudkan identitas tunggal (multiguna) yang mendukung pembinaan dan kesejahteraan PNS secara nasional.
Menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS.
Transformasi sistem informasi manajemen di BKN dimulai pada tahun 2004 dengan tahapan sebagai berikut:
Pembangunan sistem informasi kepegawaian
Pembangunan program aplikasi kepegawaian (penetapan, NIP, kenaikan pangkat, pensiun)
Pembuatan program updating PUPNS
Pembuatan program aplikasi kepegawaian Kanreg
Pembangunan website Kantor Regional BKN
Pengembangan infrastruktur di BKN Pusat dan Kanreg
Selanjutnya pada tahun 2005 melaksanakan tahapan sebagai berikut:
Perancangan identitas tunggal (Single ID Number) untuk PNS yang berfungsi multiguna
Pengembangan aplikasi kepegawaian untuk mutasi lainnya
Pengintegrasian sistem informasi kepegawaian degan aplikasi Taspen, Askes, dan Bappertarum
Pembuatan program aplikasi untuk sistem pengawasan dan pengendalian PNS dan hukuman disiplin PNS
Pengembangan database hitorical data PNS
Pengembangan sistem komunikasi data dengan peningkatan bandwidth dari radio link menjadi VPN IP.
Pada tahun 2006, program sistem informasi manajemen di BKN mulai dilaksanakan.
Pembahasan
Sistem informasi manajemen kepegawaian Republik Indonesia di BKN, merupakan langkah inovatif yang telah dilakukan oleh BKN dalam mengembangkan jaringan sistem komputerisasi secara nasional dengan memakai local area network (LAN) dan wide area work (WON). Sistem ini langkah maju untuk memberikan dan mempergunakan data serta informasi kepegawaian secara tepat dengan menempatkan mainframe di BKN.
Sebagai pusat pengolahan data administrasi kepegawaian dan menempatkan terminal komputer di kantor-kantor BKN dan informasi kepegawaian untuk dapat melaksanakan tugas di bidang pelayanan administrasi kepegawaian secara tepat dan aman. Sebagai pelaksanaannya perlu digunakan perangkat hardware dan software yang mutakhir dan mampu memenuhi kebutuhan berbagai instansi pemerintah terkait. Oleh karena itu sejak tahun 1994 BKN telah melakukan kerja sama dengan negara donor untuk menyempurnakan komputerisasi dalam proyek SIMKRI.
Proses sistem informasi manajemen di BKN telah memanfaatkan kemajuan teknologi yang memudahkan dalam pemberian pelayanan informasi, pengarsipan data serta up-to date data PNS yang otomatis menjadikan pengelolaan PNS menjadi lebih teratur serta dapat menghindari masalah-masalah yang muncul ketika belum menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian di BKN.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada pembahasan dapat ditarik kesimpulan bahwa proses sistem informasi manajemen kepegawaian di BKN telah mengikuti perkembangan teknologi yang dapat memberikan pelayanan secara efektif, efesien serta tidak diskriminasi. Layanan informasi bisa dilakukan melalui internet, telepon seluler dengan mengirimkan pesan singkat dalam bentuk SMS. Menjadikan sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai unggulan dan layanan BKD di bidang kepegawaian. Mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
The Liang Gie, Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara, (Suatu Bunga Rampai Bacaan) Gadjah Mada University Press, 1981.
Irfan Islami. Prinsip-Prinsip Perumusan Kebijaksanaan Negara, Bumi Aksara Jakarta. 2000.
Priyo Budi Santoso. Birokrasi Pemerintah Orde Baru. Perspektif Kultural dan Struktural, PT Duta Buana Raja Grafindo Persada Jakarta. 1997.
Sudermayanti, Restrukturisasi dan Pemberdayaan Organisasi untuk Menghadapi dinamika Perubahan Lingkungan Ditinjau dari Aspek Essensial dan aktual, CV. Mandar maju. Bandung. 2000.
Peraturan perundang-undangan
Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 tentang Norma-Norma Kepegawaian Negeri
Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat Dan Pemerintahan Daerah
Media elektronik
www.bkn.go.id
Aparatur pemerintah daerah (sebagai birokrasi) dengan sendirinya mempunyai peran yang sangat penting, baik sebagai pelaksana pemerintah dan sekaligus menjadi public server. Otonomi daerah mengandung konsekuensi yaitu harus meningkatkan fungsi dan peranan para birokrasi di daerah, baik dalam kapasitas sebagai administrator pemerintah daerah, pelayanan masyarakat, dan juga sebagai agen perubahan.
Keadaan tersebut memang sulit untuk segera diwujudkan dalam jangka pendek, karena keadaan itu tertanam sudah lama dan bahkan mengakar. Namun dalam iklim reformasi dan otonomi daerah, upaya di atas perlu dilaksanakan, bahkan perlu ada terobosan-terobosan untuk mempercepat. Dengan demikian menjadi semakin jelas bahwa upaya pemberdayaan birokrasi di daerah tidak dapat ditawar lagi dan harus menjadi prioritas utama sebelum pemerintah daerah memikirkan/mengupayakan peningkatan produktivitas sumber daya lainnya.
Berkaitan dengan pelayanan, sebenarnya sudah menjadi hak dasar bagi masyarakat baik secara individual maupun kelompok sebagai warga bangsa sehingga mendapat pelayanan dalam konteks yang wajar adalah hak yang perlu dipenuhi oleh pemerintah. Sementara aparat birokrasi sebagai personel-personel public service mempunyai kewajiban memberikan pelayanan publik secara maksimal baik dalam bentuk lisan, tulisan, maupun tindakan. Pada lingkungan birokrasi di daerah yang juga sebagai administrator juga mempunyai karakteristik sebagai pelaksana kebijakan yang telah digariskan oleh superior politiknya, sementara masyarakat juga mengharapkan para aparat pemerintahnya memberikan pelayanan sebaik-baiknya. Untuk itu para birokrat di daerah juga perlu memiliki semangat kepublikan (the spirit of publicness) dan semangat responsibilitas administratif (Irfan Islami, 2000:11-12).
Dengan demikian birokrasi pemerintahan daerah merupakan instrumen pemerintah yang mempunyai tanggung jawab pokok dalam pelayanan publik, yakni memuaskan kepentingan publik atas dasar prinsip efektifitas dan efisiensi dan dengan tetap mempertimbangkan nilai-nilai kemanusiaan tanpa memandang pada strata/derajat seseorang/masyarakat.
Mengenai kualitas pelayanan, menurut Sedarmayanti (2000:25) dikatakan bahwa pelaksanaan dan pemberian pelayanan sebenarnya dapat diukur. Oleh karena itu standartnya harus ditetapkan baik waktu yang diperlukan maupun hasilnya. Dengan adanya standart ukuran, maka pihak manajemen dapat merencanakan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi aktivitas pelayanan. Selain itu kelancaran pelayanan juga ditentukan oleh kesadaran aparat yang disertai dengan prosedur dan metode kerja yang memadai, pengorganisasian tugas pelayanan yang tuntas, pendapatan yang cukup setidaknya untuk kebutuhan hidup minimal, kemampuan dan ketrampilan kerja, dan sarana kerja yang memadai.
Gambaran pelayanan masyarakat ke depan memang semakin berat, antara lain terindikasikan dengan munculnya slogan-slogan pelayanan customer is the king, customer is always right, time is money, dan lain-lain. Terlepas dari masalah tingginya idealisme pelayanan itu, namun perlu diupayakan untuk peningkatan kualitas pelayanan itu dan bahkan harus menjadi semacam doktrin bagi setiap aparat birokrasi di daerah. Sementara harapan masyarakat atas pelayanan oleh birokrasi itu sebenarnya juga tidak berlebihan, antara lain :Mudah dalam pengurusan bagi yang berkepentingan, Mendapat pelayanan yang wajar, Mendapat perlakuan tanpa pilih kasih dan Mendapat perlakuan sejajar dan terus terang.
Di sisi lain, pelayanan yang baik kepada masyarakat itu juga bukan menguntungkan kepentingan masyarakat saja dengan mengorbankan birokrasi tetapi juga menguntungkan pemerintah dan birokrasinya, dengan indikasi sebagai berikut (Sudermayanti , 2000:202): Masyarakat bangga dan menghargai pada korp pegawai, Masyarakat akan cenderung patuh pada aturan pelayanan yang telah ditetapkan dan dilakukan secara konsekuen dan konsisten, Menggerakkan usaha dalam pembangunan masyarakat, Memberikan kontribusi terhadap peningkatan dan pengembangan berbagai aspek kehidupan dalam masyarakat.
Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan tentang teknologi informasi semakin maju pesat serta didukung oleh informasi yang cepat, tepat dan akurat dibutuhkan demi kemajuan pemerintah maupun swasta.
Salah satu kebutuhan pelayanan yang dilaksanakan pemerintah adalah pelayanan terhadap Pegawai Negeri Sipil telah dimulai sejak dilaksanakannya pendaftaran ulang Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya diikuti dengan langkah-langkah strategis seperti kenaikan pangkat secara langsung, penetapan pensiun otomatis, pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di Badan Kepegawaian Nasional (BKN).
Sistem informasi manajemen kepegawaian adalah sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di bidang kepegawaian dalam sebuah organisasi.
Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak komputer. Langkah-langkah yang telah diambil Badan Kepegawaian Nasional (BKN) yang merupakan terobosan bagi peningkatan pelayanan bagi Pegawai Negeri Sipil.
Informasi sebelum diterapkannya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di Badan Kepegawaian Nasional (BKN), seringkali tidak efektif karena Pegawai Negeri Sipil yang berkepentingan untuk mendapatkan informasi di BKN harus datang secara langsung walaupun kepentingannya hanya sepele saja. Tetapi dengan diterapkannya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI) di BKN diharapkan dapat memberikan informasi berkaitan dengan Pegawai Negeri Sipil secara online melalui internet, sehingga mereka yang sekedar memerlukan informasi dapat langsung mengaksesnya tanpa perlu datang ke kantor BKN.
Selain itu, masalah yang sering muncul sebelum diterapkannya sistem informasi manajemen di BKN antara lain:Sistem informasi kepegawaian yang ada tidak berfungsi karena masih berbasis mainframe dan teknologinya tidak mendukung kemajuan teknologi; Data PNS tidak up-to date, pemutakhiran data PNS tidak terlaksana sebagaimana mestinya; Data hukuman disiplin PNS tidak tercatat dengan baik; sehingga PNS yang sedang menjalani hukuman disiplin tetap naik pangkat atau promosi; Satu NIP dipakai lebih dari satu orang, dan ada yang menggunakan NIP PNS yang sudah pensiun, Pemberian NIP, nota pertimbangan untuk kenaikan pangkat, pensiun dan lainnya masih manual, sehingga sering ditemukan NIP salah, nota pertimbangan dikeluarkan lebih dari satu kali; Dua digit pertama NIP sudah melebihi jumlah instansi atau Pemerintah Daerah; Pengelolaan tata naskah PNS tidak teradministrasi dengan baik, sehingga banyak tata naskah yang hilang, atau dokumen otentik PNS dalam tata naskah hilang; Sarana dan prasarana tidak memadai, sampul tata naskah kurang, lemari penyimpanan kurang, komputer tidak memadai.
Sistem Informatika Manajemen (SIM)
Di dalam bagian ini perlu dikemukakan gambaran tentang Sistem Informatika Manajemen (SIM) yang merupakan fokus dari sumber daya manusia di bidang informatika, dalam sistem informasi manajemen dapat diidentifikasikan hal-hal sebagai berikut :
Sistem Informasi Manajemen Mengandung unsur : Brainware (personal Sistem Informasi Manajemen); Software (Piranti lunak); Hardware (Piranti keras).
Personil Sistem Informasi Manajemen secara umum dapat dikelompokkan dalam : Operator yang memiliki profesi dalam mengoperasikan komputer melalui instansi media komputer, dan pemasukan data serta menjalankan program, juga penyajian-penyajian informasi; Programer Komputer yang memiliki profesi dalam merumuskan dan menyusun program sistem dan program aplikasi yang akan di terapkan dalam suatu Sistem Informasi Manajemen; Analis System yang memiliki profesi dalam merencanakan dan penerapan sistem komputer yang dapat mengantisipasi kebutuhan pimpinan dan organisasi serta mencari cara model pemecahan masalah serta pengambilan keputusan yang efisien dan efektif; Supervisor yang memiliki profesi dalam hal supervisi sesuai dengan tingkatannya seperti supervisor Electronic data Processing, supervisor system analis, supervisor programmer dan operator; Piranti Lunak, yaitu perangkat yang berupa program tertulis yang mengatur prosedur kerja pengolahan data seperti bahasa komputer yang berupa paket yang sudah jadi, atau yang didesain oleh programmer; Piranti keras, yaitu sarana dan prasarana keras yang digunakan untuk pengolahan data yang dapat dikelompokkan dalam : Media masukan; Media pengolahan utama; Media keluaran; Media penghubung.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen Dalam Suatu Organisasi
Suatu organisasi skala besar atau kecil dapat terus berkembang, apabila organisasi tersebut memiliki dinamika yang selaras dengan tuntutan lingkungan (masyarakat), untuk itu perlu beradaptasi atau menyelaraskan serta menghasilkan jasa/barang yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Dalam pemenuhan kebutuhan tersebut, organisasi perlu terus mencari informasi yang dapat mencakup seluruh kebutuhan masyarakat. Disinilah dapat menilai semakin mahal dan berharganya informasi bagi pengembangan kegiatan organisasi untuk menyesuaikan dengan tuntutsan situasi ruang dan waktu termasuk kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Keserasian dan kesesuaian dinamika organisasi ini dapat terwujud bila organisasi tersebut menata suatu Sistem Informasi Manajemen secara profesional.
Suatu sistem informasi manajemen yang profesional adalah Sistem Informasi Manajemen yang mampu menyajikan informasi secara tepat, cepat dan akurat, hal ini dapat terwujud apabila Sisitem Informasi Manajemen tersebut ditunjang oleh piranti dan sumber daya manusia yang profesional serta bermotivasi.
Profesionalisme Sumber Daya Manusia Dalam Sistem Informasi
Konsisten dengan paparan dimuka, bahwa sumber daya manusia memiliki peranan yang sangat penting atau strategis dalam suatu Sistem Informasi Manajemen. Begitupula pengembangan teknologi informatika di Indonesia sebgai dampak interaksi global yang tidak dapat dibendung oleh nilai-nilai materil yang kita miliki, sehingga menuntut adanya alih teknologi secara berdaya guna dan berhasil guna.
Begitu pula tuntutan organisasi (perusahaan) terhadap pemenuhan profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika terus mendesak sebagai konsekuensi dari adaptabilitas dan rentabilitas serta pada lingkungan sekitarnya. Hal ini merupakan suatu fakta yang dapat dijadikan indikator untuk merealisasikan tuntutan pengembangan profesionalisme sumber daya manusia dalam Sistem Informasi Manajemen.
Kita tidak dapat mengingkari adanya adanya fakta tentang organisasi (perusahaan) yang memanfaatkan program jadi yang beredar di pasaran, memang hal tersebut bila dipandang dari sudut perhitungan ekonomis terkesan relatif lebih tinggi dibanding merncang dan menyusun program sendiri, begitu pula dari segi aplikasinya program jadi memiliki fleksibilitas yang lebih rendah.
Bertolak dari permasalahan di atas, dalam pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia berkualitas dalam organisasi (perusahaan) dituntut adanya tenaga-tenaga profesional yang mampu berperan dalam Sistem Informasi Manajemen; terutama programmer komputer dan analis.
Secara sistematik pengembangan profesi tersebut dapat dikelompokkan dalam suprastruktur dan infrastruktur, sebagai berikut :
Dalam suprastruktur terutama dituntut peran serta instansi terkait dalam kegiatan pembinaan dan pengarahan pihak Birokrasi. Dalam hal ini sub Dinas Pendidikan Sekolah dan Bidang Pendidikan Masyarakat beserta perangkatnya di Pemda dituntut berperan aktif dalam pembinaan dan pengarahan serta pengendalian guna mengembangkan lembaga pendidikan komputer yang kini tumbuh menjamur sebagai jawaban atas kebutuhan pasar kerja.
Pihak Mediator/lembaga pendidikan terutama dituntut mengembangkan seluruh fungsi lembaga, khususnya dalam :
Analisis kebutuhan dan penetapan program pendidikan.
Pengembangan kemampuan pengelola, pengajar dan peserta didik.
Pengembangan teknik dan metoda pendidikan.
Pengembangan sarana dan prasarana.
Komunikasi dan pembinaan terhadap alumni.
Bagi pengembangan profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika, secara sadar dirasakan bahwa profesionalisme sumber daya manusia di bidang informatika merupakan nilai-nilai strategis dari sumber daya programmer komputer dan sistem analis masih banyak kendala yang menuntut upaya-upaya pembaharuan yang progresif bahkan radikal yang harus dilakukan oleh berbagai fungsi yang terkait agar prinsip-prinsip dasar ke arah penciptaan profesionalisme secepat mungkin dapat disepakati dan ditingkatkan.
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
BKN Adalah Lembaga Pemerintah Pusat yang dibentuk untuk melaksanankan tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BKN menyelengarakan fungsi sebagai berikut :
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kepegawaian dan Penyelengaraaan koordinasi identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil.
Penyelengaraan administrasi kepegawaian pejabat negara dan mantan pejabat negara.
Penyelegaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian dan mutasi antar propinsi dan Penyelengaraan koordinasi penyusunan norma standar dan prosedur.
Penyelengaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian kepada instansi pemerintah dan Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN.
Pelancaran kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi kepegawaian.
Penyelengaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian keuangan kearsipan persandian perlengkapan dan rumah tangga.
Penyusunan rencana nasional secara makro di bidangnya dan Perumusan kebijakan di bidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro.
Penetapan sistem informasi di bidangnya.
Pelaksanaan mutasi kepegawaian antar propinsi dan Perumusan serta pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kepegawaian.
Penyusunan norma standar dan prosedur kepegawaian negara dan pengendaliannya serta Penyusunan program kepegawaian secara nasional sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan pemerintah.
Penyelengaraan administrasi mutasi kepegawaian antar propinsi serta perumusan standar dan prosedur mengenai perencanaan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan kesejahteraan, hak dan kewajiban serta kedudukan hukum PNS.
Penyelengaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan perencanaan kebijakan dan pemantauan pemanfaatan pendidikan dan pelatihan struktural.
Pengawasan dan pengendalian norma standar dan prosedur kepegawaian
Sasaran dari sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Mewujudkan kebijakan pengembangan kepegawaian berbasiskan kompetensi
Mewujudkan PNS yang profesional dan tidak diskriminatif dalam pelayanan
Mewujudkan PNS yang disiplin, netral dan menjunjung etika dan moral kepegawaian
Mewujudkan PNS yang sejahtera dan mampu menjadi perekat bangsa
Mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal
Menjalin dan mengembangkan kerjasama regional dan internasional dalam bidang kepegawaian.
Visi dan misi sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Visi: menjadikan sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai unggulan dari layanan BKN di bidang kepegawaian
Misi: mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian.
Tujuan sistem informasi manajemen di BKN adalah sebagai berikut:
Membangun dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian negara, yang mendukung sistem manajemen PNS yang rasional dan pengembangan sumber daya manusia di bidang aparatur negara.
Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir di setiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian.
Mewujudkan identitas tunggal (multiguna) yang mendukung pembinaan dan kesejahteraan PNS secara nasional.
Menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS.
Transformasi sistem informasi manajemen di BKN dimulai pada tahun 2004 dengan tahapan sebagai berikut:
Pembangunan sistem informasi kepegawaian
Pembangunan program aplikasi kepegawaian (penetapan, NIP, kenaikan pangkat, pensiun)
Pembuatan program updating PUPNS
Pembuatan program aplikasi kepegawaian Kanreg
Pembangunan website Kantor Regional BKN
Pengembangan infrastruktur di BKN Pusat dan Kanreg
Selanjutnya pada tahun 2005 melaksanakan tahapan sebagai berikut:
Perancangan identitas tunggal (Single ID Number) untuk PNS yang berfungsi multiguna
Pengembangan aplikasi kepegawaian untuk mutasi lainnya
Pengintegrasian sistem informasi kepegawaian degan aplikasi Taspen, Askes, dan Bappertarum
Pembuatan program aplikasi untuk sistem pengawasan dan pengendalian PNS dan hukuman disiplin PNS
Pengembangan database hitorical data PNS
Pengembangan sistem komunikasi data dengan peningkatan bandwidth dari radio link menjadi VPN IP.
Pada tahun 2006, program sistem informasi manajemen di BKN mulai dilaksanakan.
Pembahasan
Sistem informasi manajemen kepegawaian Republik Indonesia di BKN, merupakan langkah inovatif yang telah dilakukan oleh BKN dalam mengembangkan jaringan sistem komputerisasi secara nasional dengan memakai local area network (LAN) dan wide area work (WON). Sistem ini langkah maju untuk memberikan dan mempergunakan data serta informasi kepegawaian secara tepat dengan menempatkan mainframe di BKN.
Sebagai pusat pengolahan data administrasi kepegawaian dan menempatkan terminal komputer di kantor-kantor BKN dan informasi kepegawaian untuk dapat melaksanakan tugas di bidang pelayanan administrasi kepegawaian secara tepat dan aman. Sebagai pelaksanaannya perlu digunakan perangkat hardware dan software yang mutakhir dan mampu memenuhi kebutuhan berbagai instansi pemerintah terkait. Oleh karena itu sejak tahun 1994 BKN telah melakukan kerja sama dengan negara donor untuk menyempurnakan komputerisasi dalam proyek SIMKRI.
Proses sistem informasi manajemen di BKN telah memanfaatkan kemajuan teknologi yang memudahkan dalam pemberian pelayanan informasi, pengarsipan data serta up-to date data PNS yang otomatis menjadikan pengelolaan PNS menjadi lebih teratur serta dapat menghindari masalah-masalah yang muncul ketika belum menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian di BKN.
Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada pembahasan dapat ditarik kesimpulan bahwa proses sistem informasi manajemen kepegawaian di BKN telah mengikuti perkembangan teknologi yang dapat memberikan pelayanan secara efektif, efesien serta tidak diskriminasi. Layanan informasi bisa dilakukan melalui internet, telepon seluler dengan mengirimkan pesan singkat dalam bentuk SMS. Menjadikan sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai unggulan dan layanan BKD di bidang kepegawaian. Mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
The Liang Gie, Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara, (Suatu Bunga Rampai Bacaan) Gadjah Mada University Press, 1981.
Irfan Islami. Prinsip-Prinsip Perumusan Kebijaksanaan Negara, Bumi Aksara Jakarta. 2000.
Priyo Budi Santoso. Birokrasi Pemerintah Orde Baru. Perspektif Kultural dan Struktural, PT Duta Buana Raja Grafindo Persada Jakarta. 1997.
Sudermayanti, Restrukturisasi dan Pemberdayaan Organisasi untuk Menghadapi dinamika Perubahan Lingkungan Ditinjau dari Aspek Essensial dan aktual, CV. Mandar maju. Bandung. 2000.
Peraturan perundang-undangan
Undang-Undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 tentang Norma-Norma Kepegawaian Negeri
Undang-Undang No. 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat Dan Pemerintahan Daerah
Media elektronik
www.bkn.go.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar